エクセルでデータベースから行ごと抽出してリストを作成したいと思ったらVLOOKUP関数が便利です。
例えば、下図のようにリストから行を抜粋したい場合に役に立ちます。
ほんとはFILTER関数でやりたいところですが、エクセルのバージョンによって使えない場合はVLOOKUP関数を使用することになります。
一見、VLOOKUP関数は難しそうに感じますが、やってることはかなりシンプルです。
下図が関数の基本的な意味です。
意味がわかればなんてことないと思えるはず。
実際の使い方をやさしく紐解いてみます。
VLOOKUP関数でデータの抽出方法をやさしく解説
下図のリストから、例えば『No.3』の行を抽出する方法について紹介します。
データを記入するセルの横に「=VLOOKUP(」と入力
まずデータを読み込ませるセルを準備しておきます。
上の例では左端のセルに入力したデータに連なるリストを呼び出す仕様にしています。
それではVLOOK関数を入れていきましょう。
まずは、データを出力したいセルに=VLOOKUP( と入力します。
【検索値】にデータを記入するセルを選択
【検索値】は、上の図でいうところの、『呼び出したい行の数値や文字』を入力するセルを選ぶことを指します。
ここのセルの中身を変えることで、抽出するデータ値が追従することになります。
【範囲】は対象となるリストを囲って選択する
上図でいうと赤色の選択範囲です。
シンプルにリストを囲って選択してあげると良いでしょう。
【列番号】は先ほど選択したリストの何列目を出力したいか数字を入力する
列番号は抽出したいデータが左から何番目にあるか、数字を入力します。
左端から1,2,3…といった感じです。
【検索方法】はFALSEorTRUES？
【検索方法】は完全一致ならFALSE、近似一致ならTRUESを選択してください。
通常完全一致のFALSEを選択することになるのではないでしょうか。
これで入力は完了です。
カッコで閉じてenterを押すと指定した列番号のセルが入力されます。
列と行を増やす場合は、セルをコピーして列番号を変える
データの抽出はセル毎に行う必要がありますので、必要な列の数だけコピーして列番号を変えてあげてください。
ここでワンポイント。
コピー範囲を広げるだけでは範囲がずれてしまいますので、【範囲】を固定してあげる必要があります。
連なる行を選択したい場合は、【範囲】で選択したセル記号を$で囲って固定し、書式コピーしてあげると簡単に抽出範囲を広げることができ便利です。
結果として、抽出したい行のセルを出力することができます。
リストから欲しい行の情報だけを抽出して書き出すことができました。
VLOOKUP関数って便利です。
リストを行方向に増やしたい場合は同じ要領で下側にセルの書式をコピーしてください。
上の方法では【検索値】を固定しているので、【検索値】のセルのみ選択し直す必要がります。
同様にリストから抽出ができます。
以上、効率化に役立てれば幸いです。
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